E-mailstress op het werk

Deze week had ik een overleg bij ProRail voor een presentatie over e-mailstress. Een overleg is nodig om precies te weten wat een bedrijf qua inhoud wil en wat het resultaat van een presentatie moet zijn. Zo kan ik mijn kennis en expertise als psycholoog en trainer op de juiste manier inzetten.

Stress opwekkers
Inmiddels weet ik hoeveel stress e-mail binnen een bedrijf kan opleveren. Dit tast de mentale gezondheid van medewerkers aan. Medewerkers werken minder goed samen, zijn minder productief en ervaren minder plezier in hun werk.

Een paar voorbeelden uit willekeurige bedrijven die irritatie en stress kunnen opwekken:

• De hoeveelheid mails. Van 10 tot 100. Soms wordt er gemaild om niks. Of word je juist overspoeld met belangrijke informatie.
• Kettingmails. Ofwel mail na mail, na mail, waarna je op een gegeven moment de draad kwijt bent.
• CC'tjes. Informatie die je 'moet' weten maar waar je niet op hoeft te reageren.
• De lengte van mails. Soms worden complete boekwerken geschreven. Of juist extreem korte mails.
• Onduidelijke mails. Wat wil de ander precies? Of wat wil hij/zij zeggen?
• De ander reageert niet. Of je nou wel of niet vraagt om een reply.
• De druk om meteen te reageren. Ook buiten werktijd om of in het weekend.
  
  
  
  Verschillen jouw waarden en normen met die van een ander?
  Iedereen is anders en communiceert anders. Dat is face-to-face al het geval, laat staan via e-mail. Jouw waarden en normen kunnen totaal verschillen van de ander. Jij kan bijvoorbeeld vinden dat je binnen een uur een reply moet sturen, een ander vindt reageren binnen 24 of 36 uur snel genoeg.
  
  Alleen al dit besef kan ervoor zorgen dat je minder irritatie ervaart in het e-mailcontact met een ander. Daarnaast is schrijven een vak apart. Het begint al met de aanhef (als die er überhaupt is). Ik vind het vreselijk om met 'Geachte mevrouw' te worden aangesproken. Een ander vindt dat juist prettig. Soms kan ik al twijfelen hoe ik iemand moet aanspreken of hoe ik een mail afsluit. Zie ook het blog Gegroet.
  
  Wat is jouw stressfactor?
  Belangrijk is dat je voor jezelf duidelijk krijgt wat precies stress oplevert. Pas daarna kun je concrete actie ondernemen. Of dat nou op gebied van timemanagement en organisatie is, op gebied van netiquette of op gebied van schriftelijke communicatie.
  
  Mentaal gezonde en fitte medewerkers nemen zelf verantwoordelijkheid voor de mate waarin ze e-mailstress ervaren. Door duidelijk te krijgen waarom je e-mailstress ervaart kun je gerichte actie ondernemen en deze stress verminderen.
  
  Ikondersteun bedrijven en organisaties om mentaal gezonde medewerkers te krijgen. Dat doe ik via presentaties, workshops en trainingstrajecten. Wil je weten of ik iets voor jou of jouw medewerkers kan betekenen? Stuur gerust een e-mail.

  
  
  Radio Mentaal Fit en Gezond
  
  Er is ook een radioaflevering gemaakt over e-mailstress op het werk. Deze kun je hieronder terug beluisteren.