Hoe ga jij om met e-mail?

• De relaxte e-mailer. Als je in deze categorie valt is de kans groot dat je e-mail beschouwt als iets wat je afhandelt zodra je er tijd voor hebt. Mails probeer je niet meteen te beantwoorden. Van anderen verwacht je dezelfde houding.
• De gedreven e-mailer. Voor jouw gevoel moeten e-mails meteen beantwoord worden. Daar hecht jij ook veel waarde aan. Jij ziet het sturen van e-mails als het voeren van een online gesprek.
• De gestreste e-mailer. Voor jou is e-mail vooral een bron van stress. Zo nuttig vind je e-mail helemaal niet. Je voelt de druk om te reageren.

Persoonlijk vind ik de categorieën wel erg strak gedefinieerd. Kijk ik naar mezelf, dan is de manier waarop ik met e-mail omga van meerdere factoren afhankelijk. Is het een gewone werkdag of is het weekend? Wat is het tijdstip van de dag? Hoe druk heb ik het? Hoe belangrijk is de e-mail? Is de e-mail afkomstig van een vriend/vriendin of van een klant? Per e-mail kijk ik dus wat de urgentie is, hoe ik in mijn tijd zit en soms ook hoe ik me voel. Mails van klanten probeer ik meteen, maar in ieder geval binnen 24 uur te beantwoorden. Tenzij de mail op vrijdagmiddag is verstuurd, in het weekend ben ik bijna altijd offline ;-)

Ten slotte nog een paar (zakelijke) e-mailtips:

• Kies je onderwerp zorgvuldig uit. Zo kun je, mocht dat nodig zijn, snel het juiste mailtje terugvinden in Outlook.
• Blijf niet eindeloos op Beantwoorden klikken als je met een klant communiceert. Verandert het onderwerp, open dan een nieuw mailtje en pas de tekst achter 'onderwerp' daarop aan. Dat komt wat minder lui over.
• Vermeld altijd je contactgegevens. Zo hoeft een klant niet te zoeken naar je visitekaartje of het juiste telefoonnummer.