Mentaal fit en sterk: JIJ bepaalt.
16| 01| 08

Orde in de chaos

Rubriek: Persoonlijk • 

Als ik ergens geen ster in ben, dan is dat mijn administratie. Gelukkig heb ik een boekhouder die mij ondersteunt bij de blauwe enveloppen. Maar daarmee houdt mijn administratie niet op. Verre van.

In het begin stond ik er niet zo bij stil. Feilloos wist ik afspraken te herinneren, namen van geïnterviewden en in welke maand welk artikel werd gepubliceerd. Tweeënhalf jaar later lijkt mijn geheugen een zeef en merk ik dat het hoog tijd wordt voor orde in de chaos.

Eerste stap is aanpassing van bestandsnamen. Bestandsmappen met de naam februari 2007 of mei 2007 zeggen mij helemaal niks, ook al hangen deze mappen onder een klantnaam. Ben ik op zoek naar een bepaalde tekst, dan wil ik in één oogopslag kunnen zien waar dat artikel staat. Juist omdat de zoekfunctie relatief meer tijd nodig heeft om alle artikelen te scannen op een trefwoord.

Volgende stap is Outlook. Een willekeurige blik in mijn contactpersonenlijst doet me beseffen dat ik hoognodig al deze gegevens moet bijwerken. Wie is in godsnaam X? En Y, wie dat nou weer? Zoek ik terug in e-mails dan kom ik er snel genoeg achter wie de betreffende persoon is. Maar, het is natuurlijk handiger als ik direct in het overzicht kan zien bij welke firma diegene werkt en in een notitie teruglees waar ik diegene van ken.

Aangezien ik tweeënhalf jaar moet inhalen heb ik aan deze ordening nog flink wat werk. Tussen de opdrachten door is dat misschien een prettige afwisseling.

4 Reacties
 

Frank Perquin • 18-01-2008, 14:59
Louise,

Ik herken jouw dilemma. Om mijn geheugen niet al te veel te belasten heb ik heel snel al een database aangeschaft om het een en ander voor me bij te houden. Na veel rondkijken heb ik gekozen voor ACT!, een betaalbaar pakket met meer dan voldoende mogelijkheden. Om misverstanden te voorkomen, dit is geen promopraatje voor een systeem maar het neerpennen van mijn goede ervaringen met de mogelijkheid om al dit soort informatie te structureren. Ik merk nu dat dit een goudmijn is. De database is door de jaren steeds verder gegroeid en uit mijn hoofd weet ik allang niet meer wie ik wanneer voor het eerst ontmoet heb. Ik kan dat wel opzoeken in mijn database én in mijn telefoon. Mocht je iets meer willen weten over mijn ervaringen, mail of bel me dan gerust.
Louise Hildebrand • 20-01-2008, 16:18
Dank voor je reactie. Ik ben zeker benieuwd naar je ervaringen! Om andere mensen hiervan deelgenoot te maken reageer ik graag via deze weg. Wat ik me afvraag is: welke informatie registreer je allemaal? (Dus hoe gedetailleerd ga je hierin?) Ben jij de enige die toegang heeft tot deze gegevens of heeft je personeel ook inzicht? Zo ja, registreer je puur feitelijke gegevens of ook persoonlijke (gekleurde) gegevens (bijv. over gedrag/persoonlijkheid). Wanneer registreer je deze gegevens? Maak je daar speciaal tijd voor vrij of registreer je tussendoor? Een hoop vragen, maar wellicht ook interessant voor andere ondernemers.
Arjan Jonker • 22-01-2008, 09:36
Ook een tip voor wanneer je bestanden kwijt bent: Google Desktop! Mocht je dit nog niet hebben geïnstalleerd, doen! Daarmee kun je, net als op internet, je eigen harde schijf doorzoeken op bestanden. En weet je niet meer hoe dat bestand ook alweer heette, maar wel specifieke namen en/of zinnen die in het bestand staan, kun je daar ook op zoeken.

Verder herken ik jouw sores ook, inderdaad. Zo'n database lijkt me helemaal geen slecht plan...
Louise Hildebrand • 22-01-2008, 20:50
@Arjan: bedankt voor de tip. Gelukkig ben ik nog nooit bestanden kwijtgeraakt maar je weet maar nooit!

Reageer op dit artikel
Naam: E-mail: * Website:
Reactie:
*   Bij de eerste keer reageren wordt er een e-mail naar je gestuurd
     ter bevestiging van je reactie.
Onthoud mijn gegevens
Stuur e-mailnotificatie nieuwe reacties.

Vanzelfsprekend zijn er een paar gedragsregels betreffende de inhoud van je reacties.